Strošek ERP sestavljajo uporaba sistema, uvedba in nadaljnja podpora. Pri oceni ločite ponavljajoče se stroške od priprave podatkov, usposabljanja ter prilagoditev. Smiselna ponudba potrebuje jasen opis vaših procesov in obsega.
Pet sklopov, ki jih razjasnite pred ponudbo
| Sklop | Kaj preverite |
|---|---|
| Uporaba sistema | Izbrane module, uporabnike, način obračuna in kaj vključuje uporaba. |
| Uvedba | Pregled procesov, nastavitve, preizkuse, usposabljanje in pomoč ob zagonu. |
| Prenos podatkov | Izvor, kakovost, obseg zgodovine, začetna stanja ter odgovornost za pripravo in potrditev. |
| Prilagoditve in povezave | Posebne funkcije, obstoječe vmesnike, izmenjavo podatkov in vzdrževanje povezav. |
| Podpora po zagonu | Vključene naloge, kontaktne poti, odzivnost ter obračun dodatnih del. |
Število modulov ne pove vsega o obsegu
Dve podjetji lahko uporabljata prodajo in zalogo, vendar imata različne cenike, odobritve, skladišča in prodajne kanale. Zato ponudniku opišite potek dela in pomembne izjeme. Začetni obseg omejite na procese, ki imajo za podjetje jasno vrednost.
Urejenost podatkov vpliva na delo pri prenosu
Enoten šifrant artiklov in strank zahteva drugačno pripravo kot več neusklajenih preglednic. Razjasnite, kdo čisti podatke, kdo potrdi pravilnost in koliko poskusnih prenosov vključuje načrt. Dogovorite se tudi, kako boste dostopali do zgodovine, ki je ne prenesete.
Standardne funkcije in posebnosti primerjajte na primeru
Pred razvojem po meri naj ponudnik pokaže, kako bi vaš postopek potekal s standardno funkcijo. Kadar prilagoditev potrebujete, opišite njen rezultat, način preverjanja in odgovornost za vzdrževanje. Enako velja za povezave z računovodskimi, prodajnimi ali drugimi obstoječimi sistemi.
Upoštevajte tudi čas svoje ekipe
Vaši sodelavci poznajo procese in morajo sodelovati pri potrjevanju podatkov, preizkusih in usposabljanju. V načrt vključite njihovo razpoložljivost. Projekt z veliko funkcijami in brez časa za preverjanje je težje izpeljati kot dobro omejen prvi korak.
Kako pripravite primerljiva izhodišča?
Pri primerjanju ponudb uporabite isti obseg in isto obdobje stroškov. Primerjajte, kaj je vključeno, katere predpostavke veljajo in katera dela se obračunajo posebej.
- Opišite uporabnike, njihove vloge in lokacije.
- Naštejte procese za prvo fazo in ločite poznejše želje.
- Dodajte podatke o sedanjih orodjih, šifrantih in potrebni zgodovini.
- Opišite povezave, posebne dokumente in odobritve.
- Uskladite preizkuse, usposabljanje, podporo in pogoje za zagon.
- Preverite način obračuna, dodatna dela in stroške prihodnjih sprememb.
Zakaj ni objavljene enotne cene poslovanje.online?
Obseg je odvisen od potreb podjetja in stanja njegovih procesov. Naveza na predstavitvi pregleda, kaj želite povezati, katere podatke imate in kako naj sistem podpira delo. Na tej podlagi opredelimo obseg za konkretno ponudbo. Brezplačna predstavitev sama ne pomeni naročila uvedbe.
Kako omejite prvi korak?
Izberite pomemben proces, določite podatke in uporabnike ter zapišite, kaj mora ob zaključku delovati. Dodatne želje uredite po prednosti. Tako lahko ločite nujen začetni obseg od razširitev, ki jih boste ocenili po prvih izkušnjah.